يضطر مكتب خاص أو مؤسسة حكومية ، في مواجهة الحاجة إلى التنقل ، إلى حل مشاكل حركة كمية هائلة من الأثاث والمعدات والتكنولوجيا المتراكمة أثناء العملية. من الضروري أن يتم نقل جميع العناصر بدقة دون تلف. لذلك ، من الضروري تنظيم نقل المكتب بشكل صحيح.
سيستغرق نقل المكتب بعض الوقت ، لذا قم بذلك مقدمًا بوقت طويل ، وخصص حوالي شهر للإعداد بالكامل. ما هي النقاط التي يجب أن توليها اهتماما خاصا؟
✔ إذا كانت الشركة كبيرة إلى حد ما ولديها عدد كبير من الموظفين ، فمن المستحسن إعداد خطة إدارة مسبقًا لمثل هذا الحدث المسؤول. من الضروري تحديد المهام ذات الأولوية ، وتحديد الميزانية ، وتعيين موظفين مسؤولين عن جميع النقاط ، والأهم من ذلك ، تعيين منسق لعملية النقل بأكملها. هو الذي سيتولى المهام الرئيسية والثانوية. تأكد من إخطار العملاء بأنك تخطط للانتقال إلى مكتب جديد.
✔ الخطوة التالية هي توقيع اتفاقية مع الشركة المنقولة التي تختارها. بالإضافة إلى عمليات التحميل والتفريغ ونقل الممتلكات إلى نقطة الوصول ، يمكن إضافة بنود إضافية إلى العقد. على سبيل المثال ، تفكيك وتجميع الأثاث ، ووضعه في غرفة جديدة ، وربط المرافق والمعدات الثابتة ، وتنظيف المباني بعد الانتقال.
✔ قم بعمل قائمة كاملة بالممتلكات المتضمنة في النقل. ستكون هناك حاجة بالتأكيد عند جذب محترفين من شركة نقل وسيساعد على تجنب الارتباك عند نقل مكتب بمفردك. تخلص من جميع الممتلكات غير الضرورية - قم ببيعها أو تخزينها أو التخلص منها. لا داعي لإضاعة المال والوقت في نقل الأشياء غير الضرورية.
قم بإعداد الوثائق التي تعكس خطة المباني المستقبلية الخاصة بك ، ووضع أماكن عمل الموظفين في مكان جديد ، حيث سيتم تثبيت الأثاث وأجهزة الكمبيوتر في المكتب الجديد. هذا سيوفر لك الكثير من الوقت.
✔ يمكنك شراء جميع مواد التغليف والكرتون اللازمة من شركة الشحن نفسها. ضع كل الأغراض الشخصية في صناديق. تأكد من وضع علامة بالملصقات. يُنصح الموظفون بإصدار مذكرة تعليمات حول كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.
✔ افصل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الأخرى عن مصدر الطاقة. يتم ذلك فقط من قبل متخصص - مسؤول النظام.
✔ ضع قوائم بجميع الأشخاص المشاركين في هذه الخطوة. قم بإعداد التصاريح مسبقًا للجميع ، إذا كانت هناك حاجة إليها. قائمة بجميع المركبات المشاركة في نقل المكتب. ضمان المرور دون عوائق إلى مكان التحميل / التفريغ.
يعد نقل مكتب الشركة حدثًا خطيرًا للغاية. ولكن ، كما ترى ، مع النهج والتنظيم الصحيحين ، يمكن تقليل جميع التكاليف. للقيام بذلك ، يكفي التخطيط للعملية بشكل صحيح ، وسيتم تقليل الإزعاج المرتبط بهذه الخطوة لكل من الموظفين والعملاء في الشركة.
