لا يتم تنظيم شروط تخزين العقود التي تبرمها المؤسسة وفقًا لمعايير وقواعد الصناعة ، لذلك غالبًا ما يطرح السؤال حول كيفية تجنب فقدانها وتنظيم التخزين والمحاسبة الصحيحين. سيكون الحل الأكثر منطقية لهذه المشكلة هو إصدار قانون مؤسسي لمؤسسة معينة ، والذي سينص على إجراءات إعداد هذه المستندات وإبرامها وتخزينها.
تعليمات
الخطوة 1
إذا كانت شركتك تعمل كثيرًا مع مؤسسات تابعة لجهات خارجية وكان عدد العقود المبرمة كبيرًا ، فمن المنطقي أن تعهد بالتخزين إلى المكتب أو قسم المكتب. هذا مناسب تمامًا ، حيث يتم تسجيل جميع المستندات الموقعة من الرئيس والمرسلة من قبل المقاولين في المكتب. بعد تسجيل العقد المنفذ ، يجب على موظفي المكتب عمل العدد المطلوب من النسخ وتوزيعها على المنفذين المسؤولين ، والاحتفاظ بأصول المستندات في مكان مخصص لذلك.
الخطوة 2
إذا كانت شركتك صغيرة وليس لديك قسم كتابي ، بالإضافة إلى كاتب مسؤول ، فعندئذٍ تكون العقود المهمة ولكن نادرًا ما تستخدم ، على سبيل المثال ، للإيجار أو شراء العقارات ، فمن المنطقي الاحتفاظ بها في القسم القانوني جنبًا إلى جنب مع الوثائق التأسيسية والقانونية للشركة. يجب على قسم المحاسبة ، الذي يقوم بإجراء الحسابات عليها ، تقديم نسخ من هذه العقود. في نفس المكان ، في قسم المحاسبة والمخزن وعقود التوريد والخدمات وأداء العمل كأحد أنواع وثائق المحاسبة الأولية التي تتطلب التحكم في التسويات أو شروط الدفع أو المدفوعات الدورية المستمرة (فواتير الخدمات والاتصالات).
الخطوه 3
على أي حال ، يجب أن يكون لجميع العقود تسجيل داخلي خاص بها ، ويجب تعيين رقم يتم من خلاله إدخاله في سجل العقود الإلكتروني. يمكن عمل هذا السجل في جداول بيانات Excel. بالإضافة إلى المجلة الإلكترونية ، من الضروري الاحتفاظ بسجل ورقي لإصدار هذه الاتفاقيات ، والذي سيعكس متى وإلى من تم تسليم أصل الاتفاقية من المسؤولين التنفيذيين. يجب أن تحتوي هذه المجلة على حقول لتوقيع المنفذ المسؤول ، مما يؤكد حقيقة استلام وتسليم العقد للحفظ.
الخطوة 4
وصف إجراءات العمل بالعقود في اللائحة التنفيذية بشأن إجراءات إعداد العقود وإبرامها وتخزينها واعتمادها من قبل رئيس المؤسسة.
