يعد إعداد الحالات وتقديمها إلى الأرشيف جزءًا لا يتجزأ من سير العمل. يبدأ تسجيلهم في المنظمة من لحظة إيداع المستندات ، وينتهي بنقلهم إلى الأرشيف في نهاية السنة التقويمية أو فترات التخزين. في بعض الحالات ، يتم الاحتفاظ بالملفات لمدة تزيد عن عام واحد. وتشمل هذه ، على سبيل المثال ، الوثائق المتعلقة بسجلات الموظفين.
تعليمات
الخطوة 1
حتى لا يستغرق إجراء حفظ الحالات في الأرشيف الكثير من الوقت ، يجب عليك اتباع قواعد تسجيلهم أثناء سير العمل الحالي. عند نقل الحالات إلى الأرشيف للتخزين الدائم أو المؤقت ، تحتاج إلى خياطة المستندات ، وأوراق الأرقام ، ووضع نقش نهائي ، إذا تم النص عليه من خلال تعليمات العمل ، وكذلك إعداد قائمة جرد داخلية.
الخطوة 2
في الوقت نفسه ، يُشار إلى اسم المنظمة أو المؤسسة ، والفهرس وفقًا لتسمية الحالات ، وتاريخ فتح وإغلاق الحالة ، وكذلك فترة التخزين في صفحة عنوان الملف الذي يتم تسليمه إلى الأرشيف.
الخطوه 3
يتم حفظ المستندات التي سيتم أرشفتها في مجلد منفصل بغلاف مقوى. إذا كانت الوثيقة ذات قيمة معينة ، كقاعدة عامة ، لا يتم خياطةها ، ولكن يتم وضعها في ملف أو مظروف وإرفاقها بالحالة. في نهاية العلبة المخيطة والمرقمة ، توضع صحيفة تصديق ، وفي البداية - جرد داخلي. في هذه الحالة ، يجب ألا يتجاوز سمك العلبة 40 مم ، ويجب ألا يتجاوز عدد الأوراق 250.
الخطوة 4
بالنسبة للحالات التي يتم تخزينها في الأرشيف بشكل دائم ، وكذلك مؤقتًا ، ولكن ليس أقل من 10 سنوات ، يتم عمل جرد لنقل الحالات إلى الأرشيف. في الوقت نفسه ، يتم إعداد قائمة جرد منفصلة للوثائق المتعلقة بسجلات الموظفين. يتم إدخال أسماء الحالات فيه ، ويتم تعيين رقم تسلسلي لكل منها ، كما يتم الإشارة إلى رمز التسمية. يتم عمل قوائم الجرد في نسختين إذا بقيت الملفات في أرشيف المنظمة. إذا كان سيتم نقل الملفات إلى أرشيف الدولة ، يجب أن يكون هناك أربع نسخ.
الخطوة الخامسة
يمكن أرشفة الحالات التي تخضع للتخزين بعد اكتمالها لمدة تقل عن 10 سنوات وفقًا لتقدير إدارة المنظمة. ستعتمد الحاجة إلى تقديم الحالات على عبء العمل في الأرشيف ، وتكرار الوصول إلى المستندات القديمة ، وما إلى ذلك.
