غالبًا ما يشار إلى الملخصات ، على عكس اجتماعات التخطيط ، على أنها اجتماع عام لمجموعة المؤسسة أو قسمها الفرعي لتلخيص النتائج الحالية وتبادل التعليقات المتاحة عليها. في بعض الشركات ، هذا ما يسمونه الأحداث المتعلقة بالتخطيط للعمل المستقبلي أو الجمع بين النتائج وتلخيصها والخطط الأخرى.
انه ضروري
- - غرفة للاجتماع أو معدات لتنظيم ندوة عبر الإنترنت ؛
- - حضور معظم الفريق (شخصي أو على أجهزة الكمبيوتر) ؛
- - متحدث في الخدمة (ناقد) أو العديد منهم ، حسب الحالة وخصوصيات أنشطة الشركة.
تعليمات
الخطوة 1
اعتمادًا على تفاصيل العمل ، قد يكون المتحدث الرئيسي في الاجتماع هو الناقد الواجب الذي يراجع جميع نتائج أنشطة الشركة لفترة معينة. تشمل مسؤولياته دراسة نتائج العمل وإبداء التعليقات.
في هذه الحالة ، يمنحه رئيس الشركة والقسم الكلمة.
عند تغيير المسؤولين عن النطاق العام للعمل (على سبيل المثال ، معهد المحررين المناوبين لقضية ما في وسائل الإعلام المطبوعة) ، يتم إعداد التقرير من قبل الشخص الذي حمل هذا العبء خلال الفترة قيد المراجعة.
الخطوة 2
من الممكن أيضًا ترتيب آخر لإجراء الإحاطة: كل شخص مسؤول عن قسم أو آخر من أقسام العمل يقوم بدوره ، بالتعبير عن آرائه حول مدى مساهمة عمل المسؤولين عن الأقسام المجاورة في تنفيذ الهدف المشترك.
الخطوه 3
يعتمد ترتيب مناقشة الخطب على عدد المتحدثين. إذا كان هناك العديد منهم ، فمن الأفضل عادة تخصيص بعض الوقت بعد كل منهم لمناقشة التقرير.
هنا ، يعتمد الأمر على رئيس المنظمة أو القسم في الحفاظ على حوار بناء دون أن يصبح شخصيًا. إذا تحولت المحادثة في الاتجاه الخاطئ ، فيمكنك دائمًا التدخل واستخدام قوتك لتحويل المناقشة إلى المسار الصحيح.
الخطوة 4
بعد مناقشة التقرير أو التقارير ، من المعتاد في أغلب الأحيان إعطاء فرصة للتحدث إلى كل من يراه ضروريًا. في كثير من الأحيان ، تسمح لنا مثل هذه الخطب بالتركيز على النقاط المهمة التي ، لسبب أو لآخر ، لم يتم ذكرها في التقارير والمناقشات ، أو التي لم يتم إيلاء اهتمام كاف لها أثناء المناقشة.
الخطوة الخامسة
في الختام ، يمكن لرئيس المنظمة أو القسم تلخيص المناقشة ، والإبلاغ عما يتفق معه ، وما لا يتفق معه ، وأي من القضايا المثارة تتطلب المناقشة ، والتعبير عن الاستنتاجات التي ، في رأيه ، يجب أن تكون مبنية بالفعل على نتائج المحادثة ، وإذا لزم الأمر ، تعليقاته على جودة التقارير ، ومستوى المناقشة وغيرها من النقاط المهمة ، في رأيه ، عامة ومحددة.
