يجب بالتأكيد إضفاء الطابع الرسمي على أي حركة للأموال في مكتب النقدية الخاص بالمنظمة. للقيام بذلك ، يحتاج أمين الصندوق إلى إعداد تقرير ، والذي يتم نقله لاحقًا إلى قسم المحاسبة لمزيد من المحاسبة. في بعض المؤسسات الصغيرة ، لا يوجد منصب "أمين صندوق" في جدول التوظيف ، لذلك يكون كبير المحاسبين مسؤولاً عن صيانة المستندات النقدية ومعالجتها. للحفاظ على الانضباط النقدي ، من المهم جدًا إعداد جميع المستندات بشكل صحيح.
تعليمات
الخطوة 1
يجب أن يتم تكوين تقرير أمين الصندوق في تلك الأيام التي كانت هناك أي حركات في السجل النقدي: سواء كان ذلك إصدار أموال لتقرير أو دفع أجور.
الخطوة 2
يجب أن يحتوي التقرير الذي أعده أمين الصندوق على نفس المعلومات الموجودة في الورقة السائبة من دفتر النقدية. عادة ، هناك نماذج في برامج المحاسبة يتم إنشاؤها تلقائيًا عند إدخال البيانات. إذا كنت تستخدم المحاسبة اليدوية ، فإن نموذج تقرير أمين الصندوق هو نسخة من ورقة القسائم.
الخطوه 3
يجب أن يحتوي تقرير أمين الصندوق على معلومات مثل الرقم التسلسلي للمستند وتاريخ التحضير والمبلغ واسم العملية.
الخطوة 4
إرفاق جميع المستندات التي تؤكد حركة الأموال بتقرير أمين الصندوق. إذا كانت هذه مشكلة في التقرير ، فقم بإرفاق أمر نقدي بالمصروفات (نموذج رقم KO-2). عند وصول النقود إلى مكتب النقد بالمنظمة ، أرفق إيصالًا نقديًا (نموذج رقم KO-1). إذا كان هذا هو إصدار الأجور ، بالإضافة إلى القسيمة النقدية للمصروفات ، أرفق كشف رواتب (نموذج رقم T-53).
الخطوة الخامسة
يُنصح بالاحتفاظ بتقرير أمين الصندوق في ملف منفصل. قم بتكميله بترتيب زمني ، في نهاية الفترة (يمكن أن يكون شهرًا ، أو ربعًا ، أو نصف عام ، أو سنة ، وما إلى ذلك) ، وقم بخياطة جميع الأوراق ، وترقيمها. في النهاية ، في الورقة الأخيرة ، اكتب: "مخيط ومرقّم ومثبت (حدد عدد الأوراق)." عند الحساب ، ضع في الاعتبار الإيصالات والأوامر والبيانات.
الخطوة 6
تذكر أن تقرير أمين الصندوق هو نسخة من كشف القسائم ، ولكن مع مزيد من المعلومات الموسعة. الفرق هو أنه يجب أن يتم التوقيع عليه من قبل أمين الصندوق ، ويجب أن يتم توقيع دفتر النقدية من قبل كبير المحاسبين ورئيس المنظمة.
الخطوة 7
قد يطلب البنك الذي يخدمك مستندات للتحقق من الحفاظ على الانضباط النقدي ، وفي هذه الحالة ، بالإضافة إلى دفتر النقدية ، تحتاج إلى تقديم التقرير نفسه.
