تعد المشاركة في المعارض والمعارض آلية مهمة للترويج لمنتج أو خدمة لأي مؤسسة في السوق. وهذا هو السبب في أن التحضير للمشاركة يجب أن يتم بطريقة ذات أهمية خاصة. لا توجد تفاهات في هذا النشاط ، لأن أي تفاصيل تتعرض لدوائر واسعة من الجمهور يمكن أن يكون لها نتائج إيجابية وسلبية.
كقاعدة عامة ، يقع تنظيم عرض الشركة في المعارض على عاتق إدارات العلاقات العامة والمراكز الصحفية ، فضلاً عن الأقسام الهيكلية الأخرى المشاركة في أنشطة المعارض والمعارض. إذا لم يكن هناك احتياطي من العمالة ، فإن الشركة بأكملها تشارك في المنظمة ، من الإدارة إلى موظفي المكتب.
يعتمد تقديم الشركة إلى حد كبير على طبيعة المعرض. تجمع الأحداث الصناعية ، كقاعدة عامة ، بين شخصيات مجال عمل معين: التجارة ، والبناء ، والنشاط العلمي ، وما إلى ذلك. وبالتالي ، يجب أن تكون الشركة مستعدة لرؤية إنجازات شركائها ومنافسيها في الأجنحة المجاورة. يؤثر تكرار المعرض أيضًا على كيفية تصميم الجناح. بالنسبة للأحداث السنوية ، من غير المقبول استخدام مواد عرض قديمة تم تطويرها على أساس معلومات غير ذات صلة.
تبدأ عملية التحضير للمعرض قبل عدة أشهر من بدئه. تتمثل الخطوة الأولى لإنشاء مادة عرض تقديمي في صياغة مفهوم. تتضمن خطة المشاركة التخطيطية هذه قائمة بمواد العروض التقديمية: منصات ، لافتات ، منتجات فيديو وصوت ، كتيبات ونشرات أخرى. سيسمح أرشيف المشاركة في المعرض ، الذي تم تجميعه من قبل إدارات العلاقات العامة ، بإعداد الكمية المثلى من المواد. في نفس الوقت ، تمت الموافقة على تقدير التكلفة لإنتاج مواد العرض.
في هذه المرحلة ، من المهم تحديد نقاط القوة في الشركة ، أي منتجها أو خدمتها. يجب توصيل المزايا التنافسية بوضوح للمستهلكين المحتملين من خلال مواد العرض - الكتيبات واللافتات ومقاطع الفيديو. يجب ألا ننسى تركيبات الأجنحة الخاصة التي يمكن إجراؤها بناءً على طلب العميل - نموذج لمعدات جديدة أو بانوراما مرئية للمواد التي يتم تصنيعها. إذا كانت الشركة تنتج أطباقًا غير قابلة للكسر ، فسيكون من المناسب في معرض متخصص إثبات جودة المنتج ، وإعطاء أي شخص الفرصة لمحاولة إتلاف المنتج.
بالإضافة إلى ذلك ، سيكون من الصحيح أخلاقيا توفير إمكانية إجراء محادثة طويلة بين زائر مهتم بالمعرض وممثل الشركة. يجب تثبيت قالب به ملاحظات وأقلام على الحامل حتى يتمكن أي شخص من تدوين الملاحظات أثناء الحصول على المعلومات اللازمة. من المستحسن أن يتم تمييز هذه الملحقات بشعار الشركة.
والخطوة الثانية هي وضع خيارات مسودة للافتات وتركيبات الحامل. كقاعدة عامة ، يتم ذلك باستخدام نظام ألوان الشركة والخط والشعار. يتم تصنيع أو شراء أحجام جميع الأجنحة مع مراعاة حجم خلية العرض.
المرحلة التالية هي اختيار الموظفين للعمل في الجناح. غالبًا ما يتم العرض التقديمي من قبل موظفي الشركة. ومن المزايا المهمة لهذا النهج أنه يمكن للمتخصصين أن يخبروا بكفاءة عن أنشطة المنظمة ، وإذا لزم الأمر ، يجيبون على الأسئلة التي قد تكون لدى زوار المعرض. يمكن تعيين موظفين إضافيين للمشاركة في العرض التقديمي كإضافات لتوزيع النشرات وملء الاستبيانات وما إلى ذلك.
يتم تحديد فعالية المشاركة من خلال حساب بسيط لحجم الشراكات القائمة.كلما زاد اهتمام زوار المعرض بتصميم العرض التقديمي ، زاد تأثير مشاركة الشركة في الحدث. لذلك من الأفضل أن يكون طلب المشاركة في المعرض هو الأول من نوعه ، بحيث يكون للمشارك الفرصة الأولى لاختيار موقع الجناح. بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا ترفض عروض منظمي المعرض للعمل كشريك خاص للحدث. ستؤدي هذه الميزة إلى زيادة عدد دورات اسم المنظمة أثناء المعرض ، وسيكون لها أيضًا تأثير إيجابي على صورة الشركة.
