يتم تخزين مستندات البنك حسب النوع في مجلدات منفصلة وغالبًا ما يتم تخزينها بترتيب زمني. يتم الاختيار من قبل الموظف المسؤول عن تكوين الوثائق. تتعامل لجنة خاصة مع إتلاف الوثائق منتهية الصلاحية.
يتم تخزين المستندات المصرفية من قبل البنوك نفسها والمنظمات التي تمتلك الحسابات. قد يختلف ترتيب التخزين في إحدى المؤسسات قليلاً عن ترتيب التخزين في مؤسسة أخرى.
كيف يتم تخزين المستندات المصرفية في المنظمات
تؤكد المستندات من البنك الموجود في المؤسسة إجراء المعاملات النقدية وتنعكس في السجلات المحاسبية. مكان تخزينهم هو قسم المحاسبة ، حيث يمكن لموظفيها تقسيم جميع الأوراق حسب النوع في مجلدات منفصلة في سياق الحسابات والبنوك. إذا كان لدى المؤسسة عدة حسابات جارية ، فسيتم إنشاء مجلد منفصل لكل منها ، إذا كان حساب العملة ، فسيتم الإشارة إلى عملة الحساب على الغلاف والعمود الفقري. يستخدم الترتيب الزمني لتسجيل كشوف الحسابات لكل حساب. يحتوي كل بيان على رابط يتكون من مستندات الدفع ومبررات الدفع لكل يوم معاملة.
يتم إنشاء مجلد منفصل للفواتير المدفوعة. يتم تخزين مستندات التحكم في العملة في مجلدات منفصلة ، حيث يمكنك العثور على جميع المعلومات الخاصة بالعمل مع حسابات العملات. نحن نتحدث عن جوازات السفر الخاصة بالمعاملات ، وشهادات تأكيد العمل أو الخدمات المنجزة ، وشهادات معاملات الصرف الأجنبي وغيرها. إذا كان حجم الوثائق صغيرًا ، فسيكون هناك عدد كافٍ من السجلات التي تشير إلى رقم المستند ومقداره وتاريخه.
كيف يتم تخزين المستندات في البنوك التجارية
تقوم هذه المؤسسات بتخزين المستندات التي تؤكد الأنشطة المالية والاقتصادية للبنك ومستندات التسوية والدفع للعملاء. تقع المسؤولية عنهم على عاتق المدير وكبير المحاسبين. كل من المستندات الورقية والإلكترونية تخضع للتخزين. يتم الاحتفاظ بالورق في منشأة تخزين خاصة ، للوصول إليها تحتاج إلى الحصول على تصريح خاص. يجب أن يوقع على التصريح كبير المحاسبين أو نائبه.
يتم حفظ الوثائق التذكارية يوميًا ، لذلك يتم إنشاء مجلد منفصل ، حيث يتم أيضًا تخزين المستندات بترتيب زمني. يتم الاختيار من قبل موظف مسؤول عن التكوين الصحيح للوثائق المالية. تتكون المجلدات الأخرى من أوراق وأوراق مالية نقدية تعكس معلومات عن ودائع العملاء. يتم حفظ المستندات التي تحتوي على معلومات حول العمليات باستخدام المعادن الثمينة في مجلدات منفصلة.
ترجع الحاجة إلى وضع أنواع معينة من المستندات في مجلدات مختلفة إلى حقيقة أن كل ورقة لها مدة صلاحية خاصة بها. ينطبق هذا أيضًا على تخزين المستندات في شكل إلكتروني. من أجل إتلاف الوثائق مع انتهاء فترة التخزين ، يتم تشكيل لجنة خاصة ، يقوم أعضاؤها بفحص كل ورقة ، ثم يقوموا بملء قانون خاص ، يؤكد أن المستندات التي انتهت مدة تخزينها قد تم إتلافها.
