يجب الاحتفاظ بوثائق المؤسسة بالترتيب. لتسهيل العثور على العقد اللازم لتوريد البضائع من بين أوراق العمل الأخرى ، يجدر إنشاء رف أو مجلد منفصل لهم. ولكن ليس فقط. العقود نفسها تحتاج أيضًا إلى تبسيط.
تعليمات
الخطوة 1
اجمع كل العقود التي تريد ترتيبها وتقييمها. انتبه إلى عدد مرات إبرامها ومع أي شركاء. سيساعدك هذا في اختيار كيفية تصنيف المستندات.
الخطوة 2
إذا كان هناك العديد من الشركاء ، فإن طريقة طلب العقود بحلول تاريخ إبرامها تكون أكثر ملاءمة. في حالة إبرام العقود مع نفس الشركات على مدى فترة طويلة ، يمكن تجميعها في فئة منفصلة (مجلد) من قبل الأطراف المقابلة. وفي بعض الحالات ، يكفي فقط ترتيب العقود بالترتيب الأبجدي بأسماء الشركات الشريكة.
الخطوه 3
أيًا كانت الطريقة التي تختارها ، ضع في اعتبارك أن المجلدات الضخمة غير ملائمة للاستخدام. مراجعة العقود وإزالة تلك التي انتهت صلاحيتها من المكدس العام. قم بإنشاء مجلد منفصل لهم. غالبًا ما يتم التعامل مع مثل هذه العقود فقط من وقت لآخر ؛ فهي ليست مطلوبة في العمل اليومي.
الخطوة 4
عند ترتيب العقود بترتيب زمني ، يجب الالتزام بالمبادئ العامة للحفاظ على السجلات وتخزينها. في تلك المجلدات التي يتم استخدامها غالبًا ، توجد العقود المبرمة مؤخرًا في الأعلى. فيما يلي المستندات التي لها تاريخ إنشاء سابق. عند الإيداع في الأرشيف ، على العكس من ذلك ، يجب أن يكون العقد الأول في المقدمة ، ويجب أن يكون العقد الأخير أدناه.
الخطوة الخامسة
استخدم العلامات والعلامات والإشارات المرجعية والقرطاسية الأخرى للفصل البصري لفئة عن فئة أخرى. تأكد من أن هذه المحددات مرئية بوضوح في المجلد. سيؤدي ذلك إلى تسهيل البحث عن المستندات المطلوبة بشكل كبير.
الخطوة 6
بعد وضع جميع عقود توريد البضائع في مجلد بطريقة مناسبة ، تأكد من إعداد سجل للوثائق. ضعه على الغلاف أو ضعه في مجلد فوق جميع العقود. اترك أسطرًا فارغة في التسجيل. عند استثمار عقد جديد ، أدخل معلومات عنه في السجل.
