العمل المكتبي - العمل مع دعم المستندات والوثائق للإدارة في هذه المؤسسة المعينة ، التي ينظمها GOST R 51141-98 "أعمال المكتب وأعمال الأرشفة. المصطلحات والتعاريف ". تنظيم العمل المكتبي هو تنظيم التسجيل والتخزين واستخدام الوثائق الواردة والصادرة والداخلية في الأنشطة الحالية للمؤسسة.
تعليمات
الخطوة 1
عند تنظيم العمل المكتبي ، حدد ما إذا كانت مؤسستك أو مؤسستك أو الأقسام أو الفروع البعيدة جغرافيًا ، ضع هذه الحقيقة في الاعتبار وقم بتوفير آلية للتفاعل مع هذه الأقسام. يجب أن يكون نظام العمل المكتبي فيها متطابقًا مع المكتب الرئيسي لتجنب المشاكل أثناء التسجيل والأوراق.
الخطوة 2
فكر في أي من أشكال العمل المكتبي الحالية التي ستستخدمها: مركزي ، مختلط أو لامركزي. يتم تحديد اختيارهم من خلال هيكل المؤسسة (سواء كان لديها أقسام فرعية جغرافية بعيدة) والمعدات التقنية لخدمة إدارة المكاتب. إذا كانت هذه الخدمة صغيرة العدد ولم يتم توفيرها تقنيًا ، فسيتم نقل جزء من وظائفها إلى الأقسام الفرعية. في هذه الحالة ، يتم عمل المكتب المختلط. في حالة تزويد هذه الخدمة بجميع الأفراد والأجهزة والبرامج اللازمة ، فسيتم مركزية هذا النوع من حفظ السجلات.
الخطوه 3
في كل وحدة هيكلية ، حدد وحدة التوظيف الخاصة التي ستقوم بتنفيذ الأعمال المكتبية. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فقم بتعيين موظف آخر يجمع بين أداء واجبات وظيفته الرئيسية ووظيفة كاتب.
الخطوة 4
تحديد عدد الحالات وتسمياتها ، والتي ستشمل جميع المستندات الواردة والصادرة والداخلية. إذا كانت هذه مستندات من مؤسسة (أصلية) أعلى ، يتم تقديمها إلى الرئيس للنظر فيها ؛ يجب تقديم وثائق المنظمات التابعة إلى نائب الرئيس المسؤول عن العمل معهم للنظر فيها. وعليه ، توجه مناشدات المواطنين إلى النائب المكلف بمسؤولية العمل مع السكان.
الخطوة الخامسة
بعد تحديد دائرة المراسلين ، قم بإنشاء مصنف يمكنك من خلاله تحديد مجموعة المراسلة التي تنتمي إليها هذه الوثيقة على الفور. على سبيل المثال ، بالنسبة للوكالات الحكومية ، قم بتعيين الرمز 01 ، للرسائل من منظمة عليا - الرمز 02 ، للموردين - الرمز 03 ، للعملاء - الرمز 04 ، إلخ. سيساعد هذا في تبسيط تدفق المستندات داخل المنظمة.
الخطوة 6
حدد الشكل الذي سيتم توزيع المستند فيه - في مجلة أو بطاقة. يتم تنفيذ كلا النموذجين في برامج خاصة لإدارة المستندات الإلكترونية. إذا لم تتمكن بعد من شراء مثل هذا البرنامج ، فاستخدم مجلات تسجيل المستندات الإلكترونية ، فيمكن وضعها في Excel.
