تقوم العديد من الشركات ، بغض النظر عن شكل ملكيتها ، بإعداد تقارير عامة سنويًا عن نتائج الأنشطة السنوية. تعمل هذه الوثائق كمصدر للمعلومات لعامة الناس ، وفي الوقت نفسه ، فهي دليل مرئي على فعالية أو عدم كفاءة المنظمة.
يمكن أن يعتمد قرار اجتماع المساهمين بشأن مصير الشركة في المستقبل ، والتقييم العام لأنشطة المنظمة ، وما إلى ذلك ، على مدى جودة إعداد التقرير السنوي. بمعنى آخر ، وحدة متخصصة أو هيكلية تقوم بإعداد التقرير السنوي يجب أن تدرك أن السمعة لا تعتمد فقط على جودة المستند النهائي ، ولكن أيضًا على التطوير الإضافي للمؤسسة.
غالبًا ما تقع مهمة إعداد التقرير السنوي على عاتق القسم التحليلي أو الوحدة الهيكلية الأخرى التي تقوم بوظائف جمع المعلومات عن أنشطة الشركة بأكملها للفترة السنوية.
اعتمادًا على نوع نشاط المنظمة وطبيعة الجمهور الذي تستهدفه الوثائق ، يمكن الحفاظ على التقرير بأسلوب الوثائق الداخلية أو المعلومات العامة لمجموعة واسعة من القراء. يتم اتباع أسلوب التوثيق الداخلي في التقارير المقدمة إلى الموظفين المؤسسين والمساهمين في الشركة. في هذه الحالة ، يتم إيلاء المزيد من الاهتمام في التقرير للأداء المالي والكفاءة الاقتصادية والأداء في تحقيق الأهداف الرئيسية المحددة في الخطة.
بالنسبة للتقرير العام ، الذي يتم نشره ، كقاعدة عامة ، على الموقع الرسمي للعرض العام ، يلزم تقديم وصف أكثر تفصيلاً لأنشطة المنظمة ومهامها ومهمتها. يتطلب عدد من المعلومات المقدمة شرحًا تفصيليًا ، والذي يتم إعداد قسم منفصل له. كقاعدة عامة ، تشارك الخدمات التحليلية في وضع تقرير عام بالتعاون الوثيق مع متخصصي العلاقات العامة ، الذين لديهم الفرصة لتصحيح المعلومات اعتمادًا على أهميتها.
بغض النظر عن طبيعة الجمهور المستهدف من التقرير ، يتم تجميع أي وثيقة نهائية بشكل واضح في أقسام. في القسم الأول ، كقاعدة عامة ، يتم إعطاء المهام التي تم تعيينها قبل المنظمة ونتائج إنجازها. فيما يلي النتائج المالية للسنة ونتائج الإنتاج.
القسم الأخير ، كقاعدة عامة ، هو الأنشطة الاجتماعية للشركة. وكقاعدة عامة ، يتم تضمين هذه المعلومات في تقرير عام يقدم نتائج سياسة الشركة ذات التوجه الاجتماعي. كمواد لإدراجها في التقرير ، يتم أخذ المعلومات حول منح ممثلي المنظمة لمزايا عالية في مجال الدعم الاجتماعي ، ونتائج الأنشطة الخيرية ، وما إلى ذلك.
يجب أن نتذكر أنه عند اختيار المعلومات التي سيتم عرضها في التقرير ، من الضروري الحفاظ على موضوعية المعلومات المقدمة. يجب مراعاة هذه القاعدة حتى لو كانت نتائج أنشطة الشركة في بعض المؤشرات بعيدة عن المثالية أو تشير إلى أداء غير كافٍ. عند الحديث عن هذا ، يجب أن يعكس التقرير الأسباب المحتملة التي أدت إلى مثل هذه النتائج ، وكذلك تحديد انتباه الجمهور إلى النية الراسخة للقضاء على المشكلة في الفترة المقبلة.
