خطاب العمل هو العنصر الرئيسي في المراسلات التجارية. تعتمد الصورة الإيجابية للشركة على معرفة القراءة والكتابة للوثيقة المرسومة. تتم كتابة خطابات العمل من قبل الأمناء ومساعدي المديرين التنفيذيين للشركة.
يؤلف خطاب عمل
إن كتابة خطاب عمل له بالضرورة هدف: تقديم التعاون ، وزيادة المبيعات للمؤسسة ، وتسريع عملية الدفع مقابل البضائع ، وتقديم المطالبات ، والشكر على شيء ما ، وإبرام صفقة ، والتهنئة. يجب أن يتكون الخطاب لغرض محدد ويجب التعبير عنه قدر الإمكان فيه. تأكد من معرفة تفاصيل الشركة التي سترسل الخطاب إليها. تحتاج إلى معرفة الحد الأقصى عن شريك محتمل.
في كثير من الأحيان ، ترسل الشركات الكثير من الرسائل التي تعرض سلعًا أو خدمات ، ولكن في نفس الوقت يوجد حد أدنى من المعلومات حول المرسل إليهم. هذا هو الخطأ الرئيسي لجميع رجال الأعمال المبتدئين. بعد كل شيء ، من الجيد دائمًا أن يعرف متلقي الرسالة أنه يتم مخاطبته شخصيًا. إن مخاطبة شخص بالاسم هو أساس خطاب مبيعات ناجح ، على سبيل المثال. وحتى إذا كنت لا تعرف اسم المرسل إليه ، فلا يمكنك ، بأي حال من الأحوال ، كتابة منصب الشخص في صيغة مختصرة عند الإشارة إليه.
تصميم خطاب العمل
من الناحية المثالية ، كل شركة لها اسم علامتها التجارية الخاصة. يتم وضع خطاب عمل عليه. تحتوي الورقة ذات الرأسية دائمًا على اسم المنظمة والموقع الفعلي والقانوني وجهات الاتصال والموقع الإلكتروني وعنوان البريد الإلكتروني والشعار وغيرها من المعلومات حول المنظمة. هوامش خطاب العمل: أسفل ، أعلى ، يمين ويسار لها أحجام قياسية. الهامش الأيسر 3 سم حيث يتم إرسال جميع المستندات إلى الإيداع. الهامش الأيمن 1.5 سم المسافة البادئة العلوية والسفلية: 1 سم.
يبدأ كل خطاب عمل بعنوان قصير وجذاب في المنتصف. سيكشف العنوان بالتأكيد عن محتوى النص. يحتوي عنوان خطاب العمل على: اسم الشركة المستلمة بالاسم الكامل ، بالإضافة إلى منصب الشخص المستلم (في الزاوية اليمنى العليا). الزاوية العلوية اليسرى أسفل الرأس هي مكان للإشارة إلى رقم حرف التسجيل (الصادر) وتاريخه. إذا تمت كتابة خطاب العمل كرسالة رد ، فعليك الإشارة إلى المستند الذي يستجيب له هذا الخطاب. يشار إلى عنوان خطاب العمل بعد تاريخ ورقم المستند. يشار إلى توقيع المرسل في نهاية الرسالة. أيضا ، يجب كتابة الاسم الكامل والوظيفة.
إذا كانت الرسالة تحتوي على أي بيانات مالية عن الشركة ، فيجب أن يكون توقيع كبير المحاسبين أيضًا في الأسفل. يكون ترتيب التوقيعات على النحو التالي: أولاً ، توقيع المدير العام ، وتحته رئيس المحاسبين. أيضًا ، في نهاية الرسالة ، يتم لصق الختم الرسمي للمنظمة على التوقيع. يعتبر حجم Times New Roman الثاني عشر والتباعد الفردي هو المعيار للمراسلات التجارية الرسمية. من المعتاد إرسال خطاب عمل ، وهو اقتراح جاد ، عن طريق البريد وليس بالفاكس أو البريد الإلكتروني. يقوم الساعي بتسليم الرسالة شخصيًا إلى المدير أو السكرتير. يجب تسليم مثل هذا الخطاب في مظروف شركة كبيرة يتم طباعته بطريقة الطباعة. كل هذا يعمل على تكوين صورة مواتية عن الشركة.
