تتطلب المراسلات التجارية الدقة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالرسائل الموجهة إلى المورد ، لأن سبب الاستئناف يمكن أن يكون الإخفاق في الوفاء بالالتزامات ليس فقط من جانبه ، ولكن أيضًا من جانب مؤسستك.
تعليمات
الخطوة 1
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتصل فيها بمورد بنية طلب البضائع منه ، فاستخدم نموذج مطالبة الشحن القياسي للمؤسسة. إذا لم يتم نشر هذا البيان إلكترونيًا على موقع المؤسسة على الويب ، فاكتب خطابًا بأسلوب مجاني.
الخطوة 2
في حالة طلب عدة أنواع من المنتجات بكميات مختلفة ، ضع الطلب على شكل جدول يوضح اسم المنتج أو السلعة أو لونه ، إذا لزم الأمر. قم بتدوين التزامات الدفع مقابل البضائع المطلوبة ، وتزويد المورد بتفاصيل مؤسستك ، بناءً على هذه البيانات ، سيقوم المورد بوضع عقد. في نهاية الرسالة ، عبر عن آمالك في المزيد من التعاون متبادل المنفعة.
الخطوه 3
إذا كانت رسالتك إلى المورد تتعلق بتنفيذه غير الصحيح لالتزاماته التعاقدية ، أو تأخر تسليم البضائع أو البضائع ذات الجودة أو الدرجة أو النوع الخاطئ ، فاستخدم العبارات "نبلغك بهذه الرسالة …" ، "نبلغك بذلك… ". اذكر بوضوح سبب عدم قبولك للمنتج المشحون. ارجع إلى العقد أو طلب العقد ، والذي يشير إلى عدد الوحدات ونوع البضائع التي كان يجب على المورد إرسالها إليك. في هذه الحالة ، سيكون من الأسهل على المورد تصحيح خطأه.
الخطوة 4
إذا كانت رسالتك تتعلق بعدم القدرة على دفع ثمن البضائع في غضون الإطار الزمني المحدد بموجب العقد ، فأبلغ المورد بذلك في الشكل الرسمي الأكثر رقة ولكن في نفس الوقت استخدم عبارة "نعتذر عن التأخير في السداد …" ، "بسبب الظروف الحالية ، لا يمكننا دفع الفواتير من قبل …".
الخطوة الخامسة
أخبر الطرف المقابل بالضبط عندما تنوي سداد الديون له ، وأن هذا الالتزام سيضمن الوفاء به من قبل مؤسستك. في نهاية الرسالة ، عبر عن الأمل في ألا تؤثر هذه الحلقة على شراكتك طويلة المدى.
