أي مستند يعتمد على استلام الأموال يتطلب تعبئة النموذج الصحيح. إذا زودت المنظمة الموظف بأموال لأي احتياجات ، فمن الضروري الإبلاغ عنها عن طريق ملء تقرير مسبق.
من الذي يجب عليه إكمال البيان المسبق
لا يمكن للمدير إعطاء أموال للمنظمة لأي موظف مثل هذا. في البداية ، يجب تحديد قائمة الموظفين المؤهلين لتلقي أموال مقدمة مع تقرير لاحق. لهذا من الضروري وضع وإصدار أمر خاص.
إذا احتاج المرؤوس إلى أموال للقيام بأي عمل تجاري ، فيجب عليه تزويد المدير ببيان حر. من الضروري تحديد المبلغ المطلوب والغرض من طلب الأموال. إذا وافق المدير على البيان ، فإنه يوقع شخصيًا على البيان ويشير إلى مقدار ما يسمح به لأخذ الأموال وإلى متى.
من المهم الإشارة إلى أنه لا يمكن إصدار النقد إلا للموظف الذي قام بالفعل بالإبلاغ بشكل كامل عن جميع المبالغ التي تم استلامها مسبقًا.
في بعض الأحيان قد يحتاج الموظف إلى توكيل رسمي ، والذي يجب إصداره نيابة عن المنظمة وفقًا للنموذج المعمول به رقم M-2 أو رقم M-2a. تمت الموافقة على هذه النماذج مرة أخرى في عام 1997 بموجب مرسوم صادر عن دائرة الإحصاءات الحكومية الفيدرالية في الاتحاد الروسي.
بالنسبة للأموال التي تم إنفاقها ، والتي تم إصدارها في قسم المحاسبة بالمنظمة ، يجب على الموظف الإبلاغ. هناك موعد نهائي معين تحتاج فيه إلى ملء وتقديم تقرير المصاريف. هي 3 أيام من نهاية الفترة المحددة من قبل رئيس المنظمة في نموذج الطلب.
إذا تم توفير الأموال للموظف لاحتياجات السفر ، فيجب عليه حسابها في أيام العمل الثلاثة التالية بعد العودة من رحلة عمل.
كيف يتم تأكيد المصروفات لتقرير المصاريف
إذا كان لدى الموظف مال متبقي ، فلن يتمكن من إعادته إلى أمين الصندوق تمامًا مثل هذا. أولاً ، تحتاج إلى جمع جميع المستندات التي تؤكد أن الأموال قد تم إنفاقها على وجه التحديد للاحتياجات التي تم توفيرها من أجلها. يمكن أن تكون هذه إيصالات نقدية وإيصالات مبيعات وتذاكر سفر وإيصالات وأعمال وأشكال أخرى من التقارير الصارمة.
بعد استلام كل مستند من هذا القبيل ، من الضروري التحقق مما إذا كان التاريخ والمبلغ والتفاصيل مقروءة.
سيحتاج الموظف إلى تقديم جميع المستندات إلى قسم المحاسبة.
ماذا يحدث إذا تم ملء تقرير المصاريف بشكل غير صحيح
إذا أكمل الموظف بشكل غير صحيح أو لم يقدم تقريرًا مسبقًا في غضون 3 أيام ، فستنظر السلطة الإشرافية في الأموال المستلمة كدخل ، وسيكون من الضروري حساب قسط التأمين وضريبة الدخل الشخصي. إذا استمر الموظف لاحقًا في تقديم جميع المستندات والتقرير اللازمة ، فسيحتاج المحاسب إلى إعادة الحساب.
يمكن للموظف المصرح له في المنظمة حجب المبلغ ، الذي لم يتم تقديم التقرير الخاص به ، من راتب الموظف.
القواعد الأساسية لإعداد تقرير مسبق
القواعد التالية هي في صميم توفير تقرير المصاريف:
- يجب أن يكون التقرير المسبق مدعماً بوثائق تؤكد المبالغ المصروفة
- يجب تقديم المستندات في موعد لا يتجاوز 3 أيام عمل بعد انتهاء رحلة العمل ، أو الفترة المحددة من قبل المدير ، أو من لحظة الذهاب إلى العمل بعد المرض أو الإجازة.
- يتم إعداد تقرير في شكل خاص رقم AO-1. يُسمح أيضًا باستخدام نموذج التقرير المسبق ، والذي يتم اعتماده من قبل رئيس المنظمة.
- يجب أن يكون المدير فقط مسؤولاً عن الموافقة على تقرير المصروفات.
- يتم ملء التقرير المسبق من قبل الموظف الذي أنفق المال. أيضا ، يجب إدخال بعض المعلومات من قبل محاسب.
ينبغي الإشارة إلى البيانات التالية في التقرير المسبق:
- معلومات عن الشركة التي أصدرت الأموال للموظف.
- بيانات عن الموظف الذي حصل على أموال من المنظمة.
- الغرض الذي من أجله تحتاج إلى توفير المال لموظف في الشركة.
- كمية.
- بيانات عن جميع المصاريف مع التأكيد.
- رصيد الأموال إن وجد.
في النهاية ، يتم وضع التوقيعات من قبل موظف وموظفي قسم المحاسبة ، الذين أصدروا الأموال واستلموا الباقي.
لا حاجة لوضع أختام على البيان المسبق. هذا لأن المستند داخلي. ولا يتعدى التنظيم. بالإضافة إلى ذلك ، منذ عام 2016 ، تتمتع جميع الكيانات القانونية ، وليس فقط رواد الأعمال الأفراد ، بكل الحق في عدم التصديق على مستنداتهم بطوابعهم وأختامهم.
يتم تعبئة التقرير في نسخة واحدة. إنه جزء من الوثائق الأساسية ولا يجب أن تخطئ في تصميمه. إذا لم يكن من الممكن لسبب ما تجنب البقع أو الحشو غير الصحيح ، فمن الأفضل أخذ نموذج جديد وتعبئته بطريقة جديدة.
كيفية ملء تقرير المصاريف
يبدو أن مثل هذه الوثيقة الهامة للتداول الداخلي يجب أن يكون من الصعب جدا ملؤها. لكن هذا خطأ جوهري. بعد ملئها لأول مرة ، لن تكون هناك صعوبات لاحقًا إذا كنت بحاجة إلى إعادة ملئها.
يجب إدخال البيانات من قبل الموظف بالترتيب التالي:
- باستخدام بيانات تسجيل المنظمة ، يتم إدخال رمز OKPO والاسم الكامل للمؤسسة.
- في الأعمدة المجاورة للنقش "التقرير المسبق" ، من الضروري تدوين رقم المستند وتاريخ إعداده.
- على اليمين ، من الضروري ترك مساحة فارغة وخالية. ستكون ضرورية لسجلات رئيس المنظمة: المبلغ بالكلمات وتاريخ الموافقة على التقرير والتوقيع.
- أدناه ، يحتوي السطر بأكمله على معلومات حول الموظف الذي حصل على الأموال المقدمة. من الضروري الإشارة إلى الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها ، واسمه الأخير ، واسمه الأول ، وعائلته ، وموقعه. يشار أيضًا إلى عدد أفراد الموظف وسبب الحاجة إلى السلفة.
هذا يختتم الجزء الأول من تقرير المصاريف. علاوة على ذلك ، يحتوي النموذج على جدولين. يتم ملء إحداها أيضًا من قبل الموظف الذي حصل على الأموال. يجب إدخال المبلغ الإجمالي للدفعة المقدمة والعملة التي تم إصدارها بها. يجب الإشارة إلى مبلغ الرصيد أو الإنفاق الزائد أدناه.
يتم استكمال الجدول الثاني في قسم المحاسبة من قبل متخصص معتمد. يجب أن تحتوي على بيانات عن الحسابات المحاسبية والحسابات الفرعية والأموال التي تمر من خلالها. يجب الإشارة إلى رمز المعاملة والمبالغ الدقيقة.
أسفل الجداول ، من الضروري الإشارة إلى عدد المستندات المرفقة بالتقرير وعدد الصفحات التي تحتوي عليها هذه المستندات.
بعد ملء جميع الأعمدة ، يجب فحص المستندات من قبل كبير المحاسبين. وفقًا للنتيجة ، يجب أن يشير إلى مبلغ الإبلاغ في سطر خاص لهذا الغرض.
يجب أن يتم توقيع أسفل المحاسب وكبير المحاسبين مع كشف الدرجات الخاص بهم. علاوة على ذلك ، يجب الإشارة إلى موظف قسم المحاسبة بمبلغ الرصيد أو إعادة الحساب ورقم الأمر النقدي الذي تم من خلاله تمرير هذا المبلغ. يجب أيضًا على أمين الصندوق الذي تلقى الرصيد أو أصدر مبلغًا مماثلًا للإنفاق الزائد أن يوقع على البيان المسبق.
الجزء التالي من التقرير المالي قابل للتفاوض. يجب أن يحتوي على جميع المعلومات اللازمة حول المستندات التي تؤكد حقيقة أن الأموال قد أنفقت على الاحتياجات المطلوبة. في هذا الجزء ، يجب عليك إدخال البيانات التالية:
- تفاصيل كل منظمة أصدرت الوثيقة.
- تاريخ المسألة.
- اسم.
- المبلغ المحدد من المال الذي تم إنفاقه.
- رقم الجرد الذي تم من خلاله ترحيل المبلغ المشار إليه في المستند.
يجب على الموظف التوقيع على توقيعه تحت الطاولة في سطر خاص. وبالتالي ، سيؤكد صحة المعلومات المحددة.
الجزء الأخير من تقرير المصاريف هو الجزء النهائي. لديها إيصال من المحاسب ، يقوم بتعبئته بعد استلامه لوثائق من الموظف تؤكد الأموال التي تم إنفاقها. في الجزء المقطوع ، من الضروري الإشارة إلى:
- معلومات عن الموظف (الاسم الكامل).
- رقم التقرير وتاريخ صدوره.
- المبلغ بالكلمات الذي تم إصداره للموظف.
- عدد وثائق الإبلاغ التي تثبت التكاليف.
بعد ذلك ، يضع مسؤول المحاسبة التاريخ والتوقيع. يجب تسليم الجزء القابل للفصل إلى الموظف كدليل على البيانات المستلمة.
